Pienet yritykset kohtaavat joka päivä erilaisia haasteita ja tilanteita, joissa pienetkin yksityiskohdat ja päätökset voivat vaikuttaa koko yrityksen toimintaan ja tulevaisuuteen. Yksi näistä päätöksistä on CMMS-ohjelmisto eli computerized maintenance management software. Vaikka pienellä firmalla menisikin hyvin, lasketaan yrityksen budjetti aina tarkkaan, eikä turhiin menoihinja hutiostoksiin ole yleensä varaa. Siksi esimerkiksi monessa pienikokoisessa organisaatiossa moni päättäjä voi olla sitä mieltä, että laitteiden ja järjestelmien ylläpitäminen täydellä teholla ei ole kannattava päätös erityisesti silloin, kun resursseja näiden laitteiden huoltoon ja ylläpitoon on vain rajoitetusti.

CMMS-ohjelmisto on edelleen monelle yrittäjälle tuntematon käsite, sillä harva ohjelmiston ylläpidon ulkopuolella työtä tekevä on sen toimintaan aikaisemmin törmännyt. Tämän vuoksi monet pienet yritykset eivät edes harkitse tälläisen ohjelmiston hankintaa silloin, kun sen toimintoja, ominaisuuksia ja mikä tärkeintä, hyötyjä yritykselle, ei ymmärretä kunnolla tai ollenkaan.

CMMS-ohjelmiston toiminnot

Computerized maintenance management software eli CMMS (tunnetaan myös nimellä EAM tai pelkkä MMS) on tietokoneistettu laitteiden huolto- ja ylläpitöohjelmisto, joka auttaa niin pieniä kuin suuriakin yrityksiä seuraamaan ja valvomaan kaikkien säihköistettyjen joko tietokoneen kautta tai tietokoneen avulla toimivien laitteiden toimintaa.

Vaikka CMMS-ohjelmiston sanahirviö voi ensimmäiseksi kuulostaa kalliilta vain suurten teknologiayritysten hyödyntämältä investoinnilta, nämä tietokoneavusteiset järjestelmien huolto-ohjelmistot eivät ole ominaisuuksiinsa nähden hinnakkaita, päinvastoin, ne voivat tuottaa myös pienille yrityksille säästöjä automatisoimalla päivittäisiä tietokoneiden ja muiden elektronisten laitteiden ja järjestelmien huolto- ja ylläpitotehtäviä.

CMMS-ohjelmiston tehtävänkuva on hyvin laaja; se huolehtii esimerkiksi muiden ohjelmistojen ja järjestelmien automaattisesta virheenkorjauksesta, järjestelmien ominaisuuksien parantamisesta ja optimoinnista, sekä vanhentuneiden päivitysten, mekanismien ja muiden ominaisuuksien eliminoinnista. Toisin sanoen CMMS-ohjelmisto huolehtii, että organisaation laitteet, ohjelmistot ja järjestelmät toimivat aina mahdollisimman tehokkaasti ja ilman virheitä.

Miten pieni yritys hyötyy CMMS-ohjelmistosta?

Pienyritysten laitteiston ja järjestelmien huollon ja ylläpitämisen lisäksi CMMS-ohjelmisto tarjoaa useita erilaisia etuja kaikenkokoisille, myös pienille yrityksille. CMMS-ohjelmisto voi nimittäin auttaa pitämään kirjaa siitä, että yritys pysyy annetuissa tavoitteissa ja aikatauluissa. Lisäksi se varmistaa, että varastojen ja ylläpitokustannusten kirjanpito on kunnossa, jolloin yrityksen rahavirtaa on helpompi suunnata sinne, missä sitä tarvitaan ja mikä tärkeintä, katkaista se siellä, missä se ei hyödytä yrityksen toimintaa ollenkaan.

Jokaisessa yrityksessä aika on rahaa ja CMMS-ohjelmiston tuoma helpotus järjestelmien ylläpitoon voi osoittautua tässä tapauksessa kullanarvoiseksi eduksi, sillä CMMS vapauttaa organisaation vastuuta monista päivittäisistä käytännön kysymyksistä ja päätöksistä, jotka ohjelmisto pystyy ratkomaan helposti ilman ihmisapua. Näin aikaa jää enemmän tärkeiden päätösten tekemiseen, sekä palvelukokemuksen, että tuotelaadun- ja turvallisuuden kehittämiseen ja parantamiseen.

Vaikka nämä CMMS-ratkaisut eivät ole ilmaisia, voivat ne pitkällä aikavälillä säästää myös pienissä organisaatioissa paljon rahaa. CMMS-ohjelmisto tulisikin kyetä näkemään sellaisena kustannuksena, jonka kokonaisarvoa yrityksen toiminnan kannalta on aluksi vaikea laskea. Vaikka ohjelmiston hinnalle olisikin annettu tietty euromäärä, yltävät sen yrityksen kustannuksia säästävät vaikutukset monille eri tasoille. Mielessä kannattaa myös pitää, että oikeanlainen CMMS-ohjelmisto auttaa pidentämään pienyrityksen laitteiston ja järjestelmien käyttöikää, jolloin laitteet loogisesti kestävät pitempään, jolloin uusia ja kalliita hankintoja tehdään huomattavasti harvemmin.

Yksi CMMS-ohjelmiston tärkeimmistä päämääristä on säilyttää ja ylläpitää organisaation käytössä olevien ohjelmistojen ja järjestelmien arvoa niin pitkään, kuin mahdollista. Kun organisaation tekniset puolet ovat kunnossa, voi yritys tällöin keskittyä kehittämään yritystoimintaa laajentamalla asiakaskuntaa, parantamaan palveluntarjontaa, optimoimaan henkilöstön toimintaa, sekä tehostamaan ja panostamaan yhä modernimpaan teknologiaan, joka tulee antamaan tulevaisuudessa suuren etulyöntiaseman muihin saman alan yrityksiin verrattuna. CMMS-ohjelmaan investointi hyödyntää siis pientäkin yritystä sekä lyhyellä, että pitkällä aikavälillä.