Yrittäjyys on tärkeä osa suomalaista kulttuuria, ja myös kouluissa opetetaan aiempaa enemmän yrittäjyyttä. Pienyrittäjä haluaa yleensä keskittyä varsinaiseen ydinosaamiseensa ja ulkoistaa aikaavievät toiminnot, kuten kirjanpidon, ulkopuolelle. Tässä artikkelissa kerromme, miksi pienyrittäjän kannattaa jättää myös IT-asioiden hoito ammattilaisten huoleksi.

Pienyrityksen laitteet ja palvelut

Pienyrittäjä voi toimia lähes millä tahansa toimialalla. Pienyrittäjä voi olla esimerkiksi freelancer-työtä tekevä kääntäjä, kirjoittaja tai graafikko. Tällaista työtä tekevä hallitsee todennäköisesti erittäin hyvin ne ohjelmistot, joita hän omassa työssään tarvitsee mutta ei välttämättä hallitse tietokoneiden käyttöjärjestelmiä, tulostarvikkeiden ja muiden asennusta tai verkon ylläpitoon ja hankintaan liittyviä asioita. Hän ei myöskään välttämättä tule ajatelleeksi, millaiset laitteet hänen ylipäätään kannattaisi hankkia.

Tyypillisesti toimintaa aloitteleva pienyrittäjä hankkii tietokoneen etsimällä edullisimman vaihtoehdon joko mainoslehtisestä tai netin hakukoneen avulla. Asiaan perehtymätön luottaa usein myyjien ammattitaitoon ja saattaa siksi päätyä ostamaan laitteen, joka ei todellisuudessa ole hänelle ominaisuuksiltaan sopivin.

Ostamalla edullisen tai esimerkiksi myyjän suositteleman koneen, aloitteleva yrittäjä saa varmasti hoidettua sähköpostit ja yrityksen aloittamiseen liittyvät toimet, mutta pitkällä tähtäimellä hänen kannattaa miettiä asiaa hieman tarkemmin. On nimittäin ehdottomasti järkevämpi ratkaisu ostaa tietokone siltä toimijalta, jolta yrittäjä saa IT-tukea. Tällöin myös ostoprosesi sujuu helpommin ja saat tarpeitasi parhaiten vastaavan koneen. Myös mahdolliset takuu-, huolto- ja korjausasiat sujuvat näppärästi, kun toimit vain yhden tahon kanssa.

Miksi ulkoistaminen kannattaa?

Jos pienyrittäjä tekee kaiken itse, kuluu häneltä todennäköisesti paljon aikaa työhön, joka ei ole hänen ydinosaamistaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että yritystoiminnasta saatavat tulot ovat toivottua pienemmät. Toki tekemällä kaiken itse yrittäjä myös todennäköisesti säästää, mutta voi hyvin olla, että hän kuitenkin lopulta joutuu turvautumaan ammattilaisten apuun tiettyjen asioiden hoitamisessa.

Pienyrittäjän elämää helpottavat erityisesti laskutuspalvelut, jotka hoitavat laskutuksen ja kirjanpidon yrittäjän puolesta. Monet palvelut tarjoavat myös mahdollisuuden asiakasrekisterin ylläpitämiseen. Asiakasrekisteri helpottaa laskutusta ja kirjanpitoa, eikä erillisiä asiakaslistoja tai excel-taulukoita tarvita. Laskutuspalveluun voi usein tallettaa myös omat yritystoiminnasta aiheutuneet kulut, kuten laitehankinnat ja ulkoisten IT-palvelujen käyttökulut.

Kirjanpitoon liittyvien asioiden lisäksi yrittäjän tärkeimpiä työkaluja ovat sähköposti ja muut viestintäkanavat sekä asiakirjojen tallennuspalvelut. Näihin yhdistyvät arkielämän kannalta tärkeät toiminnot, kuten pikaviestintäpalvelut, sähköinen kalenteri ja videoneuvottelupalvelut. Yritystoiminnan kannalta on elintärkeää, että kaikki nämä arkiset asiat sujuvat ilman ongelmia. On tärkeää, että tiedostoja ei säilytetä paikallisesti tietokoneella. Pilvipalveluiden käyttö tuo turvaa ja luotettavuutta yritystoimintaan, eikä tärkeitä tietoja katoa esimerkiksi laitteen rikkoutumisen mukana.

Kun ulkoistat yrityksesi IT-palvelut, myös pilvipalveluiden käyttö sujuu ilman erityisiä haasteita ja kaikki mahdollinen apu on aina saatavillasi. Saat samalla tukea kaikkiin laitehankintoisi sekä tietysti ohjelmistojen hankintaan, käyttöön ja ylläpitoon. Ostamalla IT-palvelut ammattilaiselta varmistut myös siitä, että eri laitteesi keskustelevat keskenään moitteetta eikä sinun yritystoimintasi ole riippuvainen kannettavasi sijainnista.